Cuando un colegio pide precio, lo que en realidad está preguntando es cuánto vale tu tiempo. Y para responder bien hace falta saber en qué se va. Aquí está el reparto de una orla de un curso de 100 alumnos, fase por fase, incluidas las tres partes que casi nadie presupuesta y que son las que acaban comiéndose el margen.
| Fase | Tiempo | ¿Lo ve el cliente? |
|---|---|---|
| Sesión de fotos en el centro | 1 mañana | Sí, es lo que cree que paga |
| Selección, giro y renombrado de archivos | 1 - 2 h | No |
| Quitar el fondo a los retratos | 2 - 5 h | No |
| Elegir plantilla y montar la cuadrícula | 1 - 2 h | Sí, es lo que llama «el diseño» |
| Escribir nombres y apellidos | 2 - 4 h | No, hasta que hay una errata |
| Títulos, curso, logo del centro | 30 min | Sí |
| Revisión con el colegio y correcciones | 2 - 4 h (repartidas en días) | Sí |
| Exportar y preparar para imprenta | 30 min - 1 h | No |
| Total de trabajo de mesa | 10 - 20 h | El cliente ve unas 4 |
Ahí está la conclusión incómoda: las dos fases más largas son las dos que el cliente no percibe. Recortar fondos y teclear nombres suman entre 4 y 9 horas, más de la mitad del total, y ninguna de las dos es diseño. Son trabajo de chino que nadie te agradece y que, si te equivocas, solo se nota para mal.
El colegio te manda la lista en un correo, a veces en el cuerpo del mensaje y a veces en un documento. Vienen apellidos compuestos, tildes que faltan, dos alumnos que se llaman igual y algún nombre que no coincide con la foto. Cada corrección posterior no cuesta solo el minuto de reescribirla: cuesta volver a exportar, volver a mandar y volver a esperar el visto bueno.
Cómo se acorta: pide la lista en el mismo orden en que vas a colocar las fotos y en un único formato, separada por comas o una por línea. Y no la teclees: pégala de una vez. Si tu herramienta permite volcar la lista entera y repartirla bajo los retratos, esas horas se convierten en minutos.
Siempre falta alguien. El alumno que estaba malo el día de la sesión, el que se incorporó en marzo, el profesor de apoyo que nadie mencionó. Esa foto aparece tarde, y encajarla obliga a recolocar la cuadrícula entera si el diseño no estaba pensado para ello.
Cómo se acorta: monta desde el principio con un hueco reservado del mismo tamaño que el resto. Cuando llegue la foto, se sustituye y no se mueve nada. Y si no llega, ese hueco se quita sin descuadrar la fila.
«¿Puedes cambiar la foto de mi hijo, que salió con los ojos cerrados?». Llega siempre, y llega cuando ya tienes el archivo cerrado. El coste real no es el cambio: es que el retrato nuevo tiene otro fondo, otro recorte y otro tamaño, y hay que rehacer los tres pasos.
Cómo se acorta: guarda los originales sin recortar y trabaja de forma que sustituir una foto conserve el tamaño y la posición del hueco. Así un cambio de última hora es un minuto, no una tarde.
De las 10-20 horas, no todas se pueden reducir. La sesión de fotos dura lo que dura y la revisión del colegio depende de gente que no eres tú. Pero el bloque grande de trabajo de mesa sí:
Con esas cuatro, el trabajo de mesa de un curso baja del entorno de las quince horas al de las tres o cuatro. Y lo más importante para tu negocio: lo que se recorta es justamente lo que el cliente no ve, así que el resultado que él percibe no empeora. Lo que cambia es cuántos colegios puedes atender en la misma temporada.
El primero es el caro. A partir del segundo, la plantilla, los títulos y el logo ya están hechos, así que cada curso adicional cuesta bastante menos que el anterior. Tenlo en cuenta al presupuestar: cobrar los cinco cursos al mismo precio unitario suele dejarte fuera del encargo.
Eso depende de tu mercado y no hay una cifra buena para todos. Lo que sí conviene es hacer el cálculo al revés: mira cuántas horas te lleva de verdad, decide cuánto vale tu hora y comprueba si el precio que ibas a decir cubre las dos partes invisibles. Muchas orlas se presupuestan contando solo la sesión y el diseño.
Sí, si las fotos ya están hechas, la lista de nombres llega en un archivo y automatizas recorte y colocación. Lo que no se puede meter en un día es la revisión del colegio.
Sale caro para el volumen de una promoción y añade un viaje de ida y vuelta: mandas, esperas, recibes y aún tienes que montar. Suele compensar más automatizarlo dentro de tu propio flujo de trabajo.
OrlaPix está pensado justo para las horas invisibles: quita los fondos en lote, reparte los nombres de una lista y coloca los retratos solo. Durante la beta puedes probarlo sin coste.
Ver la herramienta para fotógrafos¿Quieres ver el proceso completo paso a paso? Está en cómo funciona OrlaPix.